Unternehmensführung

Korrektes Anmahnen von Rechnungen

Bekommen, was einem zusteht

Offene Rechnungen gehören noch immer zum Alltag jedes Unternehmers. Bernd Drumann, Geschäftsführer von Bremer Inkasso, über den richtigen Mahnweg, über den Unternehmen säumige Zahler an das Begleichen ihrer Rechnung erinnern sollten.

Für eine Mahnung gibt es keine Formvorschrift

Es gibt für eine Mahnung keine Formvorschrift. Sie kann mündlich oder auch schriftlich erfolgen. Man sollte nur bedenken, dass eine Mahnung eine Aufforderung darstellt, etwas Bestimmtes zu tun. Daher sollte sie höflich, aber bestimmt und eindeutig formuliert sein. Aus der Mahnung muss der eindeutige Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte. Aus Gründen der Dokumentation wäre eine schriftliche einer mündlichen Mahnung auf jeden Fall vorzuziehen.

Zahlungserinnerung oder Mahnung? Das „Kind“ braucht EINEN Namen!

In Bezug auf das eigene Mahnwesen sollte man durchgängig bei einer Formulierung bleiben. Ob man nun Mahnung oder Zahlungserinnerung schreibt, ist egal, nur eine wahlweise Benutzung mal des einen, mal des anderen Begriffs kann (vor allem im Wiederholungsfall) dazu führen, dass der Schuldner die Zahlungserinnerung ausnahmsweise nicht als ggf. verzugsauslösende Mahnung begreifen muss. Und so müsste es dann klar und eindeutig lauten z.B. 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung.

Erforderlichkeit der Mahnung

Rutscht im Geschäftsalltag einem Kunden einmal eine Rechnung durch, wird dieser das nicht unbedingt selbst bemerken. Das heißt, es sollte ihm eine unmissverständliche Mahnung zugehen. Aus rechtlichen Gesichtspunkten wiederum kann eine Mahnung erforderlich sein, damit der Schuldner in Verzug kommt und den Verzugsschaden (u.a. Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts) ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss. Ohne Mahnung tritt Verzug dann ein, wenn das Gesetz oder der Vertrag die Fälligkeit genau regeln oder wenn bei Entgeltforderungen 30 Tage ab Fälligkeit und Zugang einer Rechnung verstrichen sind. Wobei Letzteres bei Verbrauchern aber nur dann gilt, wenn in der Rechnung darauf ausdrücklich hingewiesen worden ist.

Nicht vor Fälligkeit der Rechnung mahnen

Eine Mahnung vor Fälligkeit ist unwirksam! Eine vor der Rechnungsfälligkeit erstellte Mahnung setzt den Schuldner nicht in Zahlungsverzug. Das hat zur Folge: Gibt man eine solche Forderung an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen ab, sind dessen Kosten unter Umständen vom Schuldner nicht zu ersetzen, denn dafür wäre der Zahlungsverzug eine Voraussetzung.

Inhalt und Formulierungen einer schriftlichen Mahnung

Jede Mahnung sollte deutlich als solche zu erkennen sein, also z.B. eine Überschrift wie „1. Mahnung tragen. Ebenso sollte in jeder Mahnung das Datum der ursprünglichen Rechnung sowie auch deren Rechnungsnummer (ggf. Lieferscheinnummer) zu finden sein. Das Beifügen einer Rechnungskopie empfehle ich ebenso wie auch noch einmal die genaue Benennung der erbrachten Leistung.

Jede Mahnung sollte deutlich als eine Aufforderung zur Zahlung zu erkennen sein und dennoch in respektvollem und höflichem Ton formuliert sein. Der Kunde hat für die Kosten (Verzugsschaden), die er durch seinen Zahlungsverzug verursacht, selbst aufzukommen. Darüber sollte er in der Mahnung informiert werden.

Dokumentation bei telefonischer oder persönlicher Mahnung wichtig

Bei Mahnungen am Telefon oder persönlich kann ich nur dringend raten, immer ein Gesprächsprotokoll zu führen. Dieses sollte dem Schuldner dann mit dem Hinweis übergeben oder gesendet werden, er möge es durch seine Unterschrift und Rückgabe/Rücksendung des Protokolls bestätigen. Andernfalls lassen sich Gespräche nur schwer beweisen.

Nicht zu viele Mahnungen

Mehr als drei Mahnungen sollte man nicht verschicken. Das ist auch kaufmännisch so üblich. Bei zwei bis drei schriftlichen Mahnungen im Abstand von 7 bis 10 Tagen sollte man es belassen.

Wenn alles Mahnen erfolglos bleibt, …

… kann man versuchen, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassounternehmens doch noch zu einer außergerichtlichen Einigung zu gelangen. Häufig lässt sich nach meiner Erfahrung mit professioneller Hilfe ein Gerichtsverfahren doch noch vermeiden. Die Kosten, die durch die Inanspruchnahme der Rechtsdienstleister entstehen, zählen meist zum bereits erwähnten Verzugsschaden, so dass sie vom Schuldner zu tragen sind. Sind alle Bemühungen um eine außergerichtliche Einigung im Sande verlaufen, bleibt nur der Gang zum Gericht.

Notiz 'Bitte anmahnen'
Wann muss was wie erledigt werden? Bei einer Mahnung kommt es auf den richtigen Weg an.
 
Weitere Informationen