Technik

Office-Manager DMS ebnet den Weg zur digitalen Bauakte

Digitales Werkzeug mit großem Potenzial

Die Zeit bleibt nicht stehen, und auch Bauunternehmen sind gezwungen, sich den Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen. Wer das nicht tut, setzt seine Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Die digitale Bauakte – intuitiv archiviert und verwaltet in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) – ist deshalb von großem Nutzen und birgt zudem enorme Einsparpotenziale. Denn neben der reinen Archivierung von Dokumenten bietet ein DMS, wie Office Manager, eine Menge nützlicher Werkzeuge, mit denen Unternehmen Arbeit und Zeit sparen können.

Die digitale Bauakte umfasst alle einem Bauprojekt zugehörige Dokumente, auf die berechtigte Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. „Papierdokumente, wie beispielsweise Lieferscheine, können gescannt und gemeinsam mit originären digitalen Dokumenten in Archiven abgelegt werden. Diese Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen sowohl für den laufenden Zugriff als auch für den Workflow zur Verfügung stehen“, erklärt Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager DMS. Besonders wichtig für Bau- und Industrieunternehmen: Auch Zeichnungen lassen sich mit Office Manager effizient verwalten. „Somit können alle bei der Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung anfallenden Dokumente mit der DMS-Lösung erfasst, verwaltet und archiviert werden“, fasst Krekeler zusammen und weist darauf hin, dass sich mit Office Manager beispielsweise „im Handumdrehen Schriftköpfe neuer Zeichnungen erstellen und beschriften, markierte Bauteile in geöffnete Zeichnungen einfügen, CAD-Daten in das PRT, DXF oder DWG-Dateiformat konvertieren und Zeichnungsversionen einfach verwalten lassen.“

Inventor-Zeichnungen verwalten

Damit nicht genug: Office Manager ermöglicht auch die Verwaltung von Inventor-Zeichnungen. Die DMS-Lösung ist dabei in der Lage, die Zeichnungseigenschaften und Schriftkopfdaten aus dem Inventor auszulesen und sie in die entsprechenden Datenfelder des durch sie verwalteten Dokumenten-Archivs zu übernehmen. „Dies geschieht automatisch, sobald eine neue Zeichnung in den Office Manager importiert oder aber eine Änderung an einer bereits in der Ablage befindlichen Zeichnung festgestellt wird. Auch auf umgekehrtem Wege können im Archiv vorgenommene Änderungen in die Zeichnungen geschrieben werden", so Krekeler. Auch selbst erstellte Belege wie Ausgangsrechnungen oder Berichte archiviert Office Manager automatisch, und sogar die E-Mail-Archivierung ist aufgrund einer Schnittstelle zu MS Outlook und anderen Mailprogrammen mit dem DMS möglich.

Mehrfachablagen vermeiden

Dank dieses einfachen Handlings lassen sich damit einerseits Mehrfachablagen vermeiden und Archivfläche reduzieren. Der schnelle Zugriff auf ein bestimmtes, für einen Vorgang benötigtes Dokument über die integrierte Suchfunktion spart Zeit. Andererseits können sich Baufirmen auch besser gegen Regressansprüche schützen, da alle Unterlagen – ob Lieferschein, Vertrag, Besprechungsprotokoll oder Rechnung – im Original gespeichert sind. Hinzu kommt: Durch die digitale Dokumentenverwaltung können Rechnungsfreigaben zügig erteilt und somit Skonti besser genutzt werden.

Programmfenster
Über das Hauptfenster des Officemanagers lassen sich wichtige Funktionen ansteuern. // Foto: (© Münchinger)
 
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